איך להספיק יותר? חוק שתי הדקות

הדרך הטובה ביותר להספיק יותר דברים במהלך היום, הוא להפטר כמה שיותר מוקדם מכל המטלות הקטנות. זה כל כך פשוט והנה ההסבר.

אם תעשו את זה תרוויחו כמה דברים:

• תתחילו את היום עם מספר מטלות מאחוריכם.
• תהנו מתחושת סיפוק.
• יהיה לכם את כל היום לעסוק בדברים החשובים באמת.

את חוק שתי הדקות הכרתי מהספר ״אל דאגה״ של דייל קרנגי. מאוחר יותר נתקלתי בו שוב בספרו של דיוויד אלן ״Getting things Done״.

החוק ביסודו פשוט: לאורך היום, אם מגיעה לשולחן שלכם מטלה שתוכלו לפתור אותה בשתי דקות או פחות בצעו אותה מייד. זה הכל. אם זה מעל לשתי דקות, שימו את המטלה בערימה והחליטו מה לעשות איתה. אבל אם היא לוקחת מתחת משתי דקות סיימו אותה מיד.

למה?

הרעיון מאחורי העקרון הזה פשוט. כדי להיות יעילים יותר, צריך לצמצם את כמות ההתעסקות במטלות. אם כל מטלה שנכנסת תלך לערימת ״לעשות״ אין סופית נשרוף שעות ארוכות לאחר מכן במחשבה מיותרת. זמן יקר מתבזבז במחשבה על המטלה, איך ומתי לבצעה. קרוב לוודאי שנדחה אותה כי היא לא מספיק חשובה (אחרי הכל זה משהו שאפשר לעשות בשתי דקות).

בכך שנטפל במטלה מיד, נחסוך הרבה מאוד טרחה, כאב ראש ולב מאוחר יותר. מעבר לכך, כמו שציינתי, נרגיש טוב יותר עם עצמינו כי השלמנו דברים וכל מטלה כזו שהשלמנו תספק לנו כמות אנרגיה אדירה שתדחוף אותנו הלאה להמשיך ולעבוד ולסיים מטלות נוספות.

אבל, יש בעיה אחרת שעלולה לצוץ כאשר לאורך היום מפסיקים את מה שאנחנו עושים כדי להתעסק במטלות הקטנות האלו. זה מעייף. המוח שלנו מתעייף משינויי קונטקסט אינסופיים. אנחנו סובלים מזה בכל מקרה בגלל ההודעות שנכנסות, אימיילים, שיחות בעבודה, תמונות שנשלחות וכן הלאה – כל מעבר נושא כזה סוחט את המוח שלנו. לא מאמינים לי? נסו לעבור יום שלם שבו אתם מתעסקים בבעיה אחת גדולה ומורכבת והתרכזו רק בה. ליום אחד. תגלו שאתם מסייימים את היום אנרגטיים יותר מכל יום אחר שלכם.

אז איך פותרים את הבעיה הזו תוך ששומרים על חוק שתי הדקות?

הדבר הראשון שעושים הוא לאסוף בתחילת היום את כל המטלות שכבר הצטברו לנו: תשלום חשמל שרצינו לשלם והאתר בדיוק לא עבד או שצריכים לצלצל לקבוע תור אבל בשעה שגילינו את זה המשרדים כבר היו סגורים. בכל מקרה, קחו את כל המטלות האלו והתחילו לטפל בהן בבוקר. אני מפנה עד שעה להשלים את כל המשימות הקטנות. בתום השעה הזו יהיו לנו מספר מטלות ולידן סימן וי קטן ונהדר.

לאורך היום אני לוקח עוד שתי הפסקות בנות לא יותר מחצי שעה לטפל במטלות הקטנות הנוספות שהצטברו או כאלו שאי אפשר היה לטפל בהן בשעות הבוקר.

אני מאיץ בכם לנסות. אם תקדישו שעה בבוקר ועד שתי הפסקות של עד מחצית שעה לאורך היום לטפל בכל המטלות הקטנות האלו, תגלו שהיום שלכם הרבה יותר נעים, הרבה יותר נוח, ואתם מלאי אנרגיה בסופו.