Photo by Breakingpic from Pexels
לאחרונה התחלתי להתנסות עם שיטה חדשה לניהול מטלות שמוכיחה את עצמה לאפקטיבית מאוד. מאחר ואין שיטה אחת שמתאימה לכולם, ומאחר וחלק מהרעיון של הבלוג הוא לחלוק את הכלים שאני מוצא חשבתי שיהיה נכון לכתוב על השיטה ועל ההתנסות שלי.
השיטה נוצרה על ידי איש העסקים לי אייבי והסיפור שחוזר על עצמו בכל מקום שחפשתי מתרחש ב 1918. צ׳רלס אמ. שוואב, בזמנו אחד האנשים העשירים בעולם והבעלים של חברת הספנות השנייה בגודלה בארה״ב Bethlehem Steel Corporation, פונה לאייבי לי בשאלה האם יוכל לעזור לשוואב לייעל את העסק שלו.
לי נחשב לאיש עסקים מוצלח מאוד, וגורו של התייעלות. הוא ביקש מצ׳רלס 15 דקות עם כל אחד מהמנהלים שלו ולא ביקש תמורה מיידית. ״אם הצלחתי בעוד שלוש חודשים תשלח לי שיק״ הוא אמר.
שלושה חודשים מאוחר יותר קיבל לי שיק של 25 אלף דולר, שווה ערך ל-400 אלף דולר היום.
מה היה הדבר שלימד לי אייבי את המנהלים של צ׳רלס שוואב?
כמו כל השיטות מדובר בהליך פשוט. טכנית. הוא דורש לא מעט מחשבה ועבודה.
מה אומרת השיטה?
1. בלילה, שבו וחשבו על יום המחר ועל המטלות שלפניכם.
2. בחרו 6 מטלות בלבד לסיים ביום המחרת
3. סדרו את המטלות על פי סדר העדיפויות האמיתי שלהן
4. למחרת התחילו לעבוד על המטלות האחת אחרי השנייה, לא עוברים למטלה הבאה לפני שמסיימים את הנוכחית.
5. בסוף היום, מעבירים את המטלות שלא סיימנו ליום המחר, ומשלימים את הרשימה לשש.
איפה הקץ׳?
שיטות התייעלות הן טובות כי הן פשוטות, קלות ליישום ומתעלמות מטכנולוגיה. אפשר לקיים אותן עם אבן וחרט וגם עם אייפון.
השיטה לבדה לא פותרת כלום, היא דורשת מחשבה. הגרעין של השיטה הזו היא הקדשת המחשבה בערב, לאחר שסיימנו את כל היום ואנחנו מבינים טוב יותר מה נעשה ומה עוד צפוי שיש לעשות ולחשוב לעומק על סדר העדיפויות של המטלות.
זה ״הקסם״ של השיטה. מחשבה עמוקה על סידור המטלות בסדר החשיבות פותר את הדילמה של ערב המחרת שכן כל מה שלא הספקנו נכנס ותופס קדימות. למה שיתפוס קדימות? כי מתוך כל המטלות שלנו בחרנו את השש הראשונות שהן הכי חשובות. מה שאומר אם לא הספקתי את מטלה 4, 5, ו-6 ביום ראשון הם יהפכו למטלה 1, 2, 3 של יום שני. כל דבר שעדיין ברשימה בהכרח יבוא אחרי כי כבר חשבתי על זה והחלטתי ש1-6 של יום ראשון חשובות יותר מכל דבר אחר.
מה עושים עם הפתעות?
השיטה לא מתייחסת (למיטב הבנתי) לבלת״מים. בסופו של דבר אין שיטה שמתמודדת עם הפתעות. המטרה היא ליצור שלד עבודה איתן שיעזור להתמודד עם הפתעות כאשר אלו מגיעות.
אני מתייחס אליהן בדרך הבאה בינתיים
1. חוק שתי הדקות – אם נכנס משהו חדש והוא לוקח פחות משתי דקות, מעיפים אותו מיד. כתבתי על זה כאן.
2. אימיילים לא נכנסים לרשימה, אלא אם מדובר באימייל מורכב שבעצם דורש ממני לעשות משהו אחר (מה שהופך אותו למטלה בפני עצמה). כתבתי על זה כאן.
3. אם מדובר בעניין דחוף ביותר שלא סובל דיחוי ולוקח יותר זמן, אני מכניס אותו לרשימה ומזיז מטלה אחת למחרת.
איך הולך לי עם זה?
בתכלס, השיטה דומה מאוד לשיטת 3 הדברים החשובים ביותר שעבדתי איתה עד כה. לצערי אין לי דרך לדעת (אני ממשיך לחפש) למה לי אייבי החליט על 6 אייטמים ולא 7 או חמש או 3. אני חושד שהוא לוקח בחשבון מטלות מורכבות ופשוטות לכל יום ויצר ממוצע כלשהו. אולי הייתה לו סיבה טובה יותר.
אני מוצא את המחשבה על הדברים שאני צריך לעשות, תוך הסתכלות על ההספק הנוכחי שלי למעניינת, והעובדה שאני מעביר מטלות ליום הבא ולא עושה ערבוב מחדש של כל המטלות גם מעניין ומתאגר כרגע.
אני יכול לומר שאני מרגיש פחות לחץ, ואני חושב יותא לעומק על מיפוי המטלות מה שכמה פעמים כבר הביא אותי להעיף מטלות לחלוטין מהרישום או לזרוק אותן לתחתית הרשימה.
אני אחזור לכתוב שוב בעוד כמה שבועות ולתת רשמים נוספים. בינתיים אשמח לשמוע גם מכן ומכם אם תחליטו לנסות את השיטה.
ארגז הכלים של קיטרו 
מה עושים עם המטלות שמערבות תלות או פעולה או קבלת החלטות של אדם אחר לשם השלמתה?
איך משבצים אותם? (בעיני זה רוב המטלות)
(ע"ע הדבר הפשוט ביותר – "יואב, תשלים את משימת ההערכה באנגלית" – שזה השלב הראשון שלפני המשימה שלי – הרשמתו של הילד לקייטנה באנגלית בקיץ. אתה חושב שיואב יעדיף לעשות את המשימה – או לשחק בנייד/ לצפות בטלויזיה? והמשימה תדחה לערב, כשאחזור הביתה…המממ)
אהבתיאהבתי
את מתארת שתי בעיות.
לראשונה:
יש המון משימות שמתחלקות גם בין אנשים.
במקרה הזה המשימה שלך היא ״לדבר עם יואב לוודא התקדמות״.
במידה ויש בעיה עם השותף/איש צוות/ילד אז יש צורך בשיחה (והמטלה היא לקיים שיחה).
הבעיה השנייה היא שאם יואב המקרה הזה לא עושה מה שצריך לך יש שתי אפשרויות: לעשות במקומו. לעשות איתו שיחה רצינית.
אהבתיאהבתי