מה שחשוב ודחוף, ומה שלא חשוב ולא דחוף

תמונה:  This file is a work of an employee of the Executive Office of the President of the United States, taken or made as part of that person's official duties. As a work of the U.S. federal government, it is in the public domain.

אתמול, במהלך כתיבת הפוסט הזכרתי את נושאי דחוף וחשוב בהקשר של הדברים שאני צריך ורוצה לעשות. זה הזכיר לי משהו שקראתי על אייזנהאואר בהקשר של שיטה לבחינת חשיבות של מטלות. 

לפני שאצלול חשוב לי להדגיש: זו לא עוד שיטה לניהול מטלות אלא כלי שאמור לעזור להחליט איך לתעדף את המטלות והמשימות שיש לנו ואם בכלל לעשות את זה. 

הרעיון

הציטוט עליו מבוססת השיטה מגיע מהנשיא דוויט אייזנהאואר שאמר ״יש לי שני סוגי בעיות דחופות וחשובות. הדחופות אינן חשובות והחשובות הן לעולם לא דחופות״. אייזנהאואר מעולם לא טען שהשיטה הזו שלו, אבל השיטה קיבלה את שמו. מה עושים? לוקחים דף ומחלקים אותו לארבע חלקים. השורות מחולקות ל"חשוב" ו"לא חשוב". הטורים מחולקים ל"דחוף" ו"לא דחוף". מה שנוצרות הן ארבעה משבצות:

המשבצת הרביעית

נתחיל דווקא מכל מה שנופל למשבצת הזו. מה שהחלטנו לשים פה צריך להימחק לחלוטין מהרשימות שלנו. אין שום סיבה טובה להתייחס למטלות האלו. זה הולך להיות קשה. יש לא מעט דברים שנגלה שאנחנו שמים פה ולשחרר אותם ולהגיד ״אני לא עושה את זה״ הוא מעשה לא קל. אם אנחנו רוצים לפנות את הזמן לדברים שבאמת חשוב להתייחס אליהם אין ברירה. יש דברים שפשוט לא יקרו אף פעם. 

המשבצת השלישית

זו היא אולי הבעייתית ביותר. מדובר בדברים שהם דחופים אבל לא חשובים. פגישות צוות, תשלומים, שלל פעילויות שחוזרות על עצמן.

באופן אידיאלי היה עדיף שנעביר את המטלות האלו לאנשים אחרים. אנחנו צריכים להבין מי הבן אדם הנכון למשימה ולתת לו לעשות את הדברים האלו שלא סובלים דיחוי אבל אינם חשובים. לא לכולנו יש עוזרים או אנשים שעובדים אתנו ותחתנו שאפשר יהיה להאציל אליהם סמכויות. אז מה עושים? אם אלו מטלות שאפשר לעשות להן אוטומציה זה הזמן לעשות את זה, לדוגמה העברת תשלומים להוראת קבע. 

במידה ואין אפשרות לאוטומציה, או שאין למי להעביר את המטלות האלו, נדאג לשים אותן בתחתית רשימת המטלות. 

המשבצת השנייה 

אלו דברים שכדאי מאוד שנעשה אותם, אחרי הכל הם חשובים, רק לא דחופים. באופן עקרוני אלו המטלות שנגיע אליהן מיד אחרי שנסיים את כל מה שבמשבצת הראשונה. אלו יכולות להיות מערכות יחסים, ענייני כספים, לימודים וכן הלאה.

זכרו, אם זה חשוב ולא דחוף זה אומר שאפשר לשים על המטלות האלו תאריך ולחזור אליהן בזמן הזה לכל המאוחר. באותו התאריך הן כנראה יהפכו להיות דחופות וחשובות.

המשבצת הראשונה

כאן אין שום בעיה והכל ברור. אלו דברים שצריך לטפל בהם מיד ובאופן אישי. דדליינים שמתקרבים, אסונות ואתגרים שצנחו לחיקינו.

זה המקום להתחיל ממנו. הדברים שהם דחופים וחשובים הם הדברים שצריכים לטפל בהם מיד לפני כל דבר אחר.

סיכום

כאשר אנחנו מכריחים את עצמינו לעשות סדר בדברים ולחשוב לעומק על מה שלפנינו אנחנו מקלים על עצמינו לטווח הארוך. חשוב שניקח את הזמן שמגיע לנו כדי לתת את הזמן והכבוד הנדרש לדברים שחשובים ודחופים באמת, במקום להיות כל הזמן במצב של כיבוי שריפות והתייחסות לכל המטלות כשוות.

הן לא. יש דברים שישפרו לנו את החיים, ויש דברים שאם נחשוב עליהם באמת עוד דקה או שתיים נבין שהםלא יותר מרעש.